Datenschutzerklärung — ERP-Analyse

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

ICB GmbH, Balanstraße 73, Gebäude 24, 81541 München. Geschäftsführung: Dipl.-Ing. Manuel Baum. Amtsgericht München HRB 143316, USt-IdNr. DE223985413.

Kontakt in Datenschutzfragen: ICB GmbH (Anschrift wie oben), Telefon +49 89 1250908-0, E-Mail info@icb-gmbh.de. Ein separater (externer) Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt.

2. Was dieses Tool tut

Der Fragebogen erfasst in sechs kurzen Schritten Angaben zu Ihrem Unternehmen, Ihrer Markt- und IT-Situation, zu KI-Themen und Ihren Zielen. Aus diesen Angaben erstellt ein Berater der ICB GmbH eine herstellerunabhängige ERP-Analyse mit einer Vorauswahl passender Systeme.

Die Nutzung erfolgt ohne Benutzerkonto. Pflichtangaben sind nur die zur Erstellung der Analyse und zur Kontaktaufnahme notwendigen Felder.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Fragebogen-Angaben: Angaben zu Unternehmen (u. a. Firmierung, Standorte), Markt/Branche, eingesetzter IT/ERP-Landschaft, KI-Reifegrad sowie Zielen und Schwerpunkten. Diese Angaben enthalten keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO.

Kontaktdaten: Name und E-Mail-Adresse (Pflicht) sowie optional Position, Telefonnummer und eine freie Anmerkung.

Einwilligungs-Metadaten: Zeitpunkt und Version der erteilten Einwilligung sowie die getroffenen optionalen Einwilligungen.

Technische Daten: bei jedem Aufruf verarbeitet die Infrastruktur technische Zugriffsdaten (u. a. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, Browser-/Geräteangaben) zur Auslieferung, Sicherheit und Bot-Abwehr.

Nutzungs- und Analysedaten (nur mit Ihrer Einwilligung): pseudonyme Informationen zur Nutzung des Tools (aufgerufene Inhalte, Interaktionen und Fortschritt im Fragebogen, Geräte- und Browserangaben, grobe Standortinformation aus der gekürzten IP-Adresse) für die Webanalyse — siehe Ziffer 9. Dabei werden keine direkt identifizierenden Angaben (z. B. Name, E-Mail, Firmenname, Freitexte) übermittelt.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Erstellung der ERP-Analyse und Kontaktaufnahme durch einen Berater: Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin).

Optionale Speicherung Ihrer Angaben für künftige Projekte mit der ICB GmbH sowie optionales kostenloses Erstgespräch: jeweils nur auf Grundlage Ihrer gesonderten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Sicherheit, Bot-Abwehr und Betrieb (Turnstile, Server-Logfiles): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, missbrauchsfreien Angebot).

Reichweitenmessung und Verbesserung des Angebots durch Webanalyse (Google Analytics über den Google Tag Manager): ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG) — siehe Ziffer 9.

5. Einwilligungen und Widerruf

Vor dem Absenden bestätigen Sie eine Pflicht-Einwilligung in die Verarbeitung zur Erstellung der Analyse. Davon getrennt und freiwillig sind die Einwilligung zur Speicherung für künftige Projekte sowie der Wunsch nach einem Erstgespräch — es besteht kein Kopplungszwang.

Davon unabhängig ist Ihre Einwilligung in die Webanalyse, die Sie über den Cookie-Banner erteilen oder ablehnen. Diese können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß widerrufen (siehe Ziffer 8 und 9).

Wir dokumentieren zu jeder Einreichung den Zeitpunkt und die Version dieser Datenschutzerklärung.

Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Eine formlose Mitteilung an die unter Ziffer 1 genannte Stelle genügt.

6. Empfänger der Daten

Intern erhält der so entstehende strukturierte Datensatz ein Berater-Verteiler der ICB GmbH zur Erstellung der Analyse.

Zur Bereitstellung des Dienstes setzen wir Auftragsverarbeiter ein (siehe Ziffer 7), die nach Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden sind. Eine Weitergabe Ihrer Daten zu Werbezwecken oder an unbeteiligte Dritte findet nicht statt.

Für die optionale Webanalyse wird — nur mit Ihrer Einwilligung — Google als Auftragsverarbeiter eingebunden (Google Analytics / Google Tag Manager, siehe Ziffer 7 und 9).

7. Hosting, Speicherort und Auftragsverarbeiter

Anwendung und Schnittstelle werden über Cloudflare Workers bereitgestellt; Cloudflare übernimmt zugleich Auslieferung (CDN), Bot-Abwehr und Sicherheits-Funktionen (Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 München; Anbieter: Cloudflare, Inc., USA).

Die eingereichten Daten werden in einer PostgreSQL-Datenbank auf Google Cloud SQL in der Region Frankfurt (europe-west3, EU) gespeichert (Google Cloud EMEA Limited / Google LLC).

Der E-Mail-Versand erfolgt über Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd. / Microsoft Corporation, USA).

Für die Webanalyse setzen wir — nur nach Ihrer Einwilligung — Google Analytics 4 und den Google Tag Manager ein (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Anbieter in den USA: Google LLC). Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Die eingereichten Daten selbst werden ausschließlich in der EU (Frankfurt) gespeichert. Soweit bei den genannten Diensten eine Verarbeitung in den USA stattfindet (Cloudflare, Google, Microsoft), sind diese Anbieter unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung erfolgt daher auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission.

8. Cookies, lokaler Browser-Speicher und Einwilligung

Technisch notwendige Speicherung (ohne Einwilligung): Der Fragebogen nutzt den lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage und Session Storage). Im Local Storage werden Ihre Zwischeneingaben gespeichert, damit der Fragebogen beim Neuladen nicht verloren geht, sowie Ihre Anzeige-Einstellung (Hell-/Dunkelmodus); im Session Storage halten wir für die Bestätigungsseite kurzzeitig Ihre Referenznummer und Kontaktangaben vor. Diese Daten verbleiben in Ihrem Browser und werden nicht an uns übertragen; Entwurfsdaten werden nach erfolgreichem Absenden gelöscht, Session-Daten spätestens beim Schließen des Browser-Tabs. Im Rahmen der Bot-Abwehr kann Cloudflare das technisch notwendige Cookie „__cf_bm" setzen (Speicherdauer ca. 30 Minuten).

Cookie-Einwilligung: Beim ersten Besuch fragen wir über einen Banner Ihre Einwilligung für die optionale Webanalyse („Statistik") ab. Ihre Entscheidung speichern wir lokal in Ihrem Browser, damit der Banner nicht erneut erscheint. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß ändern oder widerrufen.

Einwilligungsbedürftige Cookies (Statistik): Erst nach Ihrer aktiven Zustimmung setzt Google Analytics Cookies (u. a. „_ga", „_ga_<ID>"; Speicherdauer i. d. R. bis zu 24 Monate) und überträgt Analysedaten. Ohne Zustimmung werden keine Analyse-Cookies gesetzt und keine Analysedaten übermittelt (siehe Ziffer 9).

Rechtsgrundlage für die technisch notwendige Speicherung ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Fragebogen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Anzeige-Einstellung, Bot-Abwehr); für einwilligungsbedürftige Cookies § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

9. Webanalyse mit Google Analytics (über Google Tag Manager)

Mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG) setzen wir Google Analytics 4 ein, eingebunden über den Google Tag Manager. Damit werten wir die Nutzung unseres Angebots pseudonym aus (u. a. aufgerufene Inhalte, Verweildauer, Interaktionen und Fortschritt im Fragebogen, Geräte- und Browserangaben sowie eine grobe Standortinformation), um Reichweite und Nutzerführung zu verbessern. In die Auswertung fließen ausschließlich Kategorie- und Kennzahlenwerte ein — keine direkt identifizierenden Angaben wie Name, E-Mail, Telefonnummer, Firmenname oder Freitexte. Funktionen wie Google Signals, geräteübergreifende UserIDs oder demografische Merkmale werden nicht genutzt.

Anbieter ist Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland); eine Verarbeitung durch Google LLC in den USA ist nicht ausgeschlossen. Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Übermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Google ist zertifiziert; Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission). Google Analytics 4 nutzt IP-Adressen nur zur Ableitung grober Standortdaten und protokolliert diese nicht.

Einwilligungssteuerung (Consent Mode): Vor Ihrer Einwilligung werden weder Analyse-Cookies gesetzt noch personenbezogene Analysedaten an Google übermittelt. Erst nach Ihrer aktiven Zustimmung über den Cookie-Banner werden Google Analytics und der Google Tag Manager geladen und aktiv. Die Aufbewahrungsdauer der Analysedaten in Google Analytics beträgt 14 Monate.

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — über „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß oder durch Löschen der Cookies in Ihrem Browser. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy.

10. Bot-Schutz (Cloudflare Turnstile)

Zum Schutz vor automatisierten Eingaben setzen wir „Turnstile" von Cloudflare ein (Cloudflare, Inc., USA). Turnstile prüft, ob die Eingabe von einem Menschen stammt, und kommt dabei ohne Tracking-Cookies und ohne verhaltensbasiertes Profiling zu Werbezwecken aus. Verarbeitet werden technische Informationen (u. a. IP-Adresse, Browser-/Geräteinformationen) zur Bot-Erkennung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für Datenübermittlungen in die USA ist Cloudflare unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/.

11. E-Mail-Versand

Nach dem Absenden erhalten Sie eine Eingangs-/Bestätigungsmail mit Ihrer Referenznummer. Zugleich geht der strukturierte Datensatz (inklusive einer maschinenlesbaren Kopie Ihrer Angaben) an einen internen Berater-Verteiler der ICB GmbH.

Der Versand erfolgt aus dem eigenen Microsoft-365-Tenant der ICB GmbH (siehe Ziffer 7); ein zusätzlicher externer Mailversand-Dienstleister wird nicht eingesetzt.

12. Online-Terminbuchung (Microsoft Bookings)

Für das optionale kostenlose Erstgespräch verlinken wir auf eine Online-Terminbuchung über Microsoft Bookings (Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA; in der EU: Microsoft Ireland Operations Ltd.). Die Buchung selbst erfolgt auf der Microsoft-Bookings-Seite; dabei werden die von Ihnen dort angegebenen Daten (i. d. R. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer) zur Terminvergabe verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie das Gespräch ausdrücklich wünschen. Nach Abhaltung bzw. Ablauf des Termins werden die Buchungsdaten gelöscht. Mit Microsoft besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; für Übermittlungen in die USA ist Microsoft unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

13. Server-Logfiles

Beim Aufruf verarbeitet die Infrastruktur (Cloudflare) automatisch technische Zugriffsdaten (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angefragte Ressource, Browser-/Geräteangaben) zur Auslieferung, Stabilität und Sicherheit des Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

14. Speicherdauer und Löschung

Ohne Ihre Einwilligung zur weiteren Speicherung löschen wir die eingereichten Daten automatisch sechs Monate nach Eingang. Mit Ihrer Einwilligung speichern wir sie bis zu Ihrem Widerruf.

Lokale Entwurfsdaten in Ihrem Browser werden nach erfolgreichem Absenden gelöscht (siehe Ziffer 8). Analysedaten in Google Analytics werden gemäß der dort eingestellten Aufbewahrungsdauer von 14 Monaten verarbeitet (siehe Ziffer 9). Auf Wunsch löschen wir Ihren Datensatz auch vorzeitig — eine Mitteilung an die unter Ziffer 1 genannte Stelle genügt.

15. Ihre Rechte und Widerspruchsrecht

Das geltende Datenschutzrecht gewährt Ihnen gegenüber dem Verantwortlichen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die folgenden Betroffenenrechte:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Unterrichtung (Art. 19 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO, siehe Ziffer 16).

WIDERSPRUCHSRECHT: WENN WIR IM RAHMEN EINER INTERESSENABWÄGUNG IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN AUFGRUND UNSERES ÜBERWIEGENDEN BERECHTIGTEN INTERESSES VERARBEITEN, HABEN SIE DAS JEDERZEITIGE RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIESE VERARBEITUNG WIDERSPRUCH MIT WIRKUNG FÜR DIE ZUKUNFT EINZULEGEN.

MACHEN SIE VON IHREM WIDERSPRUCHSRECHT GEBRAUCH, BEENDEN WIR DIE VERARBEITUNG DER BETROFFENEN DATEN. EINE WEITERVERARBEITUNG BLEIBT VORBEHALTEN, WENN WIR ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN KÖNNEN, DIE IHRE INTERESSEN, GRUNDRECHTE UND GRUNDFREIHEITEN ÜBERWIEGEN, ODER WENN DIE VERARBEITUNG DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN DIENT.

16. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für die ICB GmbH ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Bei jeder inhaltlichen Änderung wird die intern dokumentierte Einwilligungs-Version erhöht.